Tạo dựng môi trường làm việc hiện đại
Không giống như những văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu qua hệ thống hồ sơ, sổ sách, ở văn phòng điện tử, tất cả đều được số hóa nhằm cho phép sự tương tác điện tử không khoảng cách và ở bất cứ thời gian nào.
Với hệ thống văn phòng điện tử này, toàn bộ các vấn đề liên quan đến công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ thông qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Với môi trường điện tử này, mọi người còn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến,thảo luận, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, đẩy đủ và kịp thời mà không phải thông qua bất kỳ cuộc họp bàn tròn nào.
Thiết lập hệ thống quản lý tập trung
Văn phòng điện tử cho phép tất cả mọi người dùng trong cùng một đơn vị tham gia và có thể có phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc, nhiệm vụ cụ thể tùy đặc điểm của từng doanh nghiệp. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các thành viên có thể dễ dàng trong việc theo dõi tiến độ, nhắc nhở, đôn đốc cũng như đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Nhờ vậy mà tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải nhanh chóng kịp thời, giúp cho năng suất công việc sẽ được nâng cao.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Với khả năng tác nghiệp điện tử, hệ thống cho phép toàn bộ người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc điện thoại thông minh là có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại, kiểm soát. Việc này giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa cũng như sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất.
Hơn thế nữa ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh do việc phải liên tục cập nhật chỉnh sửa trong quá trình tác nghiệp như giấy tờ bút mực…
MyOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…