Triển khai ứng dụng MyOffice tại doanh nghiệp ngày càng thuận lợi

14/04/2016

Đối với hầu hết các dự án công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống văn phòng điện tử, việc bắt đầu triển khai thực hiện luôn là công việc gặp nhiều khó khăn nhất

Thực tế cho thấy, trước khi đưa những ứng dụng này áp dụng vào sử dụng trong thực tế, nó đã gặp rất nhiều những rào cản cũng như tâm lý e ngại của người dùng. Tuy nhiên, nhờ vào những nghiên cứu kỹ lưỡng, những đánh giá, phân tích cụ thể trong quá trình thực hiện cũng như khả năng điều chỉnh linh hoạt trong từng môi trường làm việc, những rào cản này đã dần được xóa bỏ.

Những rào cản tâm lý trước khi triển khai văn phòng điện tử

Tâm lý ngại thay đổi, ngại tiếp cận quy trình làm việc mới hoặc vẫn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như là một thói quen trong quản lý công việc luôn là rào cản lớn nhất khi muốn thay đổi một phương pháp làm việc, cách thức hoạt động vốn đã ăn sâu vào tiềm thức tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Câu hỏi luôn được đặt ra là: khi chúng ta thực hiện tin học hóa quy trình làm việc hiện tại có thể dẫn đến một số thay đổi trong cách thức làm việc liệu chúng ta có gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận phần mềm mới hay không, có thay đổi vai trò trách nhiệm hay thói quen làm việc của mỗi người hay không, có làm xáo trộn công việc hiện tại… là thắc mắc lớn thường gặp mỗi khi khởi đầu cho việc triển khai mô hình văn phòng điện tử này.

E ngại thứ hai có thể kể đến, đó là việc các doanh nghiệp thường đắn đo, cân nhắc xem liệu rằng hệ thống hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật đã có có thể đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của một hệ thống mới hay chưa. Thậm chí, yếu tố bảo mật, an ninh cho các loại hồ sơ, tài liệu cũng là một vấn đề được đưa ra thảo luận rất kỹ trước khi các doanh nghiệp quyết định thay đổi cách thức làm việc.

Văn phòng điện tử mang lại những thay đổi tích cực trong cách thưc và phương pháp làm việc

Xóa bỏ những rào cản khi triển khai MyOffice

MyOffice  là một hệ thống phần mềm điện tử giúp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đồng thời nói cũng là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp. Phần mềm này được thiết kế một cách khoa học, linh hoạt với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, triển khai công việc trực tuyến trên mạng máy tính… Việc tiếp cận phần mềm MyOffice  là rất đơn giản, dễ sử dụng. Tin học hóa quy trình làm việc, thay đổi cách thức làm việc mới sẽ giúp mọi người tăng hiệu suất xử lý công việc từ đó nâng cao vai trò và trách nhiệm của mỗi người. Như vậy, những rào cản tâm lý, những e ngại khi đổi mới hình thức làm việc đã được MyOffice  xóa bỏ hoàn toàn.

Văn phòng điện tử giúp quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu một cách chuyên nghiệp, toàn diện

Không có khó khăn khi ứng dụng phần mềm mới: Phần mềm MyOffice  được đồng bộ và đơn giản hóa cho tất cả các mô hình làm việc. Chỉ cần người dùng có những kỹ năng máy tính cơ bản, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng linh hoạt phần mềm này chỉ sau một vài thao tác khởi động.

Chi phí triển khai phù hợp: Với hệ thống trang thiết bị phần cứng như máy tính, mạng internet đã có sẵn tại hầu hết các đơn vị, những yếu tố này hoàn toàn có thể được sử dụng để cài đặt ứng dụng. Chi phí duy nhất mà mỗi cơ quan cân nhắc đến, đó là chi phí phần mềm. Tuy nhiên, chi phí này là linh hoạt, có thể điều chỉnh phụ thuộc theo nhu cầu cũng như thực tiễn triển khai, do vậy, bài toán về chi phí này sẽ không còn là vấn đề nghiêm trọng nữa.

Về vấn đề bảo mật dữ liệu: Phần mềm MyOffice  được trang bị phương pháp bảo mật nhiều lớp dựa trên phần cứng và phần mềm. Ngoài ra độ an toàn cho các công văn mật cũng rất tối ưu, do có sự phân loại công văn mật và công văn thường, có sự phân quyền, phân cho ai có thể xem được công văn.

Nhiều lớp bảo mật được đồng bộ hóa trong cùng phần mềm văn phòng điện tử MyOffice

Thực tế triển khai cho thấy, nhiều người vẫn lầm tưởng phần mềm văn phòng điện tử chỉ dùng để quản lý văn bản, nhưng thực chất đây là cả một hệ thống phần mềm quản lý – Quản lý văn bản hồ sơ tài liệu, quản lý công việc với rất nhiều các tính năng, tiện ích hỗ trợ cho việc quản lý của cả đơn vị. Phần mềm này không những giải quyết được khâu quản lý ở đơn vị, mà khi đi công tác các lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cán bộ nhân viên vẫn có thể truy cập từ xa qua internet bằng điện thoại di động thông minh hay máy tính bảng để giải quyết công việc

Tin khác đã đăng