Phần mềm Văn phòng Điện tử là Phần mềm quản trị điều hành tác nghiệp hoạt động hành chính của doanh nghiệp, giúp truyền tải thông tin trong đơn vị được đồng nhất, nhanh chóng. Giúp việc xử lý, phê duyệt văn bản, kịp thời, tức thì; tra cứu thông tin cán bộ, nhân viên; lưu trữ tài liệu, truyền thông nội bộ bằng SMS; Đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý với chữ ký số (CA) và 3G. mOffice tích hợp đa nền tảng bao gồm ứng dụng Web dành cho PC, Laptop; Android, IOS dành cho Smartphone và Tablet. Do đó chỉ cần có kết nối Internet hoặc 3G, mOffice sẽ giúp lãnh đạo, nhân viên xử lý kịp thời mọi công việc tại mọi lúc, mọi nơi một cách đơn giản và hiệu quả cao, phù hợp thời đại bùng nổ kỹ thuật số…
Lợi ích khi sử dụng phẩn mềm giúp tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp:
- Quản trị công việc : Thông tin kịp thời kế hoạch và tiến độ thực hiện của công ty, bộ phận và cá nhân một cách khoa học, có hệ thống cảnh báo, nhắc việc hiệu quả – hỗ trợ một cách tích cực, giúp tránh bỏ quên việc và lỡ hẹn. Giúp doanh nghiệp và mọi nhân viên gia tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc.
- Tạo môi trường làm việc khoa học: Mô hình quản lý dữ liệu tập trung, nhanh chóng cung cấp mọi văn bản pháp luật, nghị quyết, quyết định, thông tin từ các cấp quản lý đến toàn thể nhân viên của công ty. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp các thành viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau, từ đó xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
- Công nghệ : Khai thác tiện ích vượt trội của mạng máy tính và Internet vào công tác điều hành quản lý. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin trong đơn vị.
Các chức năng chủ yếu của phần mềm
LỊCH
Được xây dựng như một công cụ dùng để nâng cao hiệu quả quản lý công việc của cơ quan và lịch cá nhân. Là một công cụ đắc lực cho các nhà quản lý điều hành, các nhân viên thuận tiện trong việc quản lý thời gian cá nhân, lịch hẹn đối tác, lịch công việc
CÔNG VĂN
Modul Quản lý công văn được thiết kế nhằm tin học hóa công tác quản lý văn thư đi đến, phục vụ công tác lưu trữ và xử lý văn bản theo đúng qui trình qui định trong quy chế nội bộ từng đơn vị. Quá trình quản lý phân công, theo dõi, xử lý công văn trực tiếp trên môi trường mạng cho các tổ chức, doanh nghiệp
DỰ ÁN/CÔNG VIỆC
Phân hệ Công việc là phân hệ được xây dựng như một công cụ dùng để nâng cao hiệu quả quản lý dự án và quản lý công việc. Là một công cụ đắc lực cho các nhà quản lý điều hành, rút ngắn được thời gian trong quản lý và điều hành công việc/dự án.
NHÂN SỰ
Quản lý nhân sự ghi nhận và theo dõi toàn bộ thông tin biến động liên quan đến nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, cũng như cung cấp các thông tin cần thiết về năng lực nhân viên để có cơ sở tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát huy hết năng lực của mình.
Quản lý hồ sơ cán bộ, phòng ban làm việc, quá trình làm việc, quá trình đào tạo, lịch nghỉ phép Theo dõi và cập nhật các thông tin khen thưởng, kỷ luật của cán bộ.
BÁO CÁO
Hệ thống báo cáo quản trị giúp cho nhà quản lý và nhân viên theo dõi được quá trình thực hiện công việc, xử lý công văn. Đồng thời hệ thống báo cáo linh động cho người dung tủy chọn theo nhóm chỉ tiêu thực hiện và phân cấp khai thác.
MẪU TÀI LIỆU
Mỗi đơn vị có các tài liệu dùng chung chia sẽ cho mọi người như tài liệu mẫu, tài liệu ISO, các biểu mẫu, quy trình.. Tùy theo chức năng cụ thể của mỗi người mà phần mềm cho phép người dùng có thể tải các file khác nhau về để sử dụng.
Một số người được phân quyền có thể upload file lên chuyên mục này để chia sẽ cho người khác.
TIN TỨC
Cho phép người dùng cập nhật tin tức nổi bật trong ngày liên quan đến lĩnh vực hoạt động và tin tức nội bộ của đơn vị giảm thiểu mọi giấy tờ nội bộ…
ALBUM/VIDEO
Mỗi đơn vị có các video và album hình ảnh chia sẻ cho mọi người Một số người được giao trách nhiệm và phân quyền upload file lên chuyên mục này để chia sẽ cho người khác.